Die Planung einer Veranstaltung klingt einfach - bis sie es nicht ist.

Sie beginnen mit einem Datum, einer Idee für den Veranstaltungsort und ein paar internen Zielen. Doch dann kommen Fristen, Anbieter, Logistik und Details, die selbst das am besten organisierte Team schnell überfordern können.

Wenn Ihre Veranstaltung wichtig ist, steht Ihr Ruf auf dem Spiel. Und wenn es sich um eine geschäftskritische Veranstaltung handelt - wie eine Produkteinführung, eine Führungskräftetagung oder ein Kundentreffen - erhalten Sie keine zweite Chance.

Woran erkennen Sie also, dass es an der Zeit ist, Profis hinzuzuziehen? Hier sind fünf klare Anzeichen dafür, dass Sie eine Eventmanagement-Agentur brauchen.

 

1. Ihr Team hat bereits ein volles Programm

Veranstaltungsplanung braucht Zeit. Sehr viel Zeit.

Wenn sich Ihr internes Team bereits um Marketing, Vertrieb oder Betrieb kümmert, ist es nicht nur ineffizient, sondern auch riskant, die Arbeitsbelastung durch die Veranstaltungsplanung zu erhöhen.

Mit einer Event-Agentur kann sich Ihr Team auf das konzentrieren, was es am besten kann. Während sie sich weiterhin um das Geschäft kümmern, übernimmt die Agentur den Zeitplan, die Verhandlungen und die Durchführung.

Sie erhalten mehr Kapazität, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

 

2. Ihre Veranstaltung hat mehrere Stakeholder

Soll Ihre Veranstaltung Kunden beeindrucken? Führungskräfte ausrichten? Ihr Team inspirieren?

Veranstaltungen mit gemischten Zielgruppen oder mehreren Entscheidungsträgern erfordern eine sorgfältige Koordination. Die Botschaften müssen konsistent sein. Die Logistik muss den Erwartungen aller Beteiligten entsprechen.

Wenn viel auf dem Spiel steht, ist Koordination nicht optional, sondern unerlässlich.

Erfahrene Agenturen fungieren als strategische Partner für Sie. Sie stimmen alle Beteiligten aufeinander ab, managen die Kommunikation und sorgen für ein Gleichgewicht der Prioritäten, ohne dass etwas auf der Strecke bleibt.

 

3. Sie verwalten Lieferanten an mehreren Standorten

Selbst bei einer kleinen Veranstaltung gibt es viele bewegliche Teile: Veranstaltungsorte, Caterer, AV-Techniker, Fotografen, Transport, Genehmigungen. Stellen Sie sich vor, das alles in einer Stadt zu tun, in der Sie noch nie waren.

Wenn Sie etwas in einem anderen Land - oder grenzüberschreitend - planen, benötigen Sie Ortskenntnisse, Sprachkenntnisse und ein zuverlässiges Netzwerk.

Hier bietet eine gute Agentur einen echten Mehrwert. Sie kennen die richtigen Lieferanten, sprechen die Sprache und haben schon viele Male mit der Einrichtung zu tun gehabt. Sehen Sie, wie wir Veranstaltungen in ganz Europa organisieren!

 

4. Sie möchten, dass die Veranstaltung Ihre Marke widerspiegelt

Allgemeine Veranstaltungen bewegen die Menschen nicht.

Egal, ob es sich um einen luxuriösen Rückzugsort oder eine kreative Produktpräsentation handelt, das Erlebnis sollte sich wie eine Erweiterung Ihrer Marke anfühlen. Das bedeutet, dass Bildmaterial, Tonfall, Botschaften und sogar das Tempo des Tages mit Ihrer Identität übereinstimmen sollten.

Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Veranstaltung bewusst anfühlt - und nicht wie eine kopierte Vorlage - kann eine Agentur Ihnen dabei helfen, Ihre Werte in Erlebnisse zu übersetzen, an die man sich gerne erinnert.

 

5. Sie wollen keine Überraschungen

Fristen verpasst. Lieferanten nicht verfügbar. Wetterkapriolen, die alles verändern. Sie können nicht alle Variablen kontrollieren, aber Sie können Ihr Risiko verringern.

Professionelle Veranstaltungsplaner wissen, was schief gehen kann, und bauen Puffer ein. Sie stellen frühzeitig die richtigen Fragen. Sie haben Ausweichpläne und bleiben auch unter Druck ruhig.

Wenn Sie sich vor, während und nach Ihrer Veranstaltung keine Sorgen machen wollen, brauchen Sie jemanden, der sich hauptberuflich darum kümmert, dass alles funktioniert.

 

Worauf Sie beim richtigen Veranstaltungspartner achten sollten

Die Wahl der richtigen Agentur ist ebenso wichtig wie die Wahl des Veranstaltungsortes. Nicht jeder Planer passt zu jeder Marke. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, bevor Sie unterschreiben:

• Verfügen sie über einschlägige Erfahrungen in Ihrer Branche oder bei Ihrer Veranstaltungsart? 
• Können sie Beispiele für Veranstaltungen vorweisen, die sie geleitet haben?
• Sind sie am Bestimmungsort ansässig oder können sie dort reibungslos operieren?
• Wie kommunizieren sie während des gesamten Prozesses?
• Bieten sie einen kompletten Service oder nur Unterstützung in bestimmten Bereichen? 

Achten Sie auch auf die Chemie. Ihre Agentur wird eine Erweiterung Ihres Teams sein. Sie müssen ihrem Urteilsvermögen vertrauen und auch unter Druck gut zusammenarbeiten können. Mehr Informationen über uns? - Treffen Sie das Lukevent-Team!

 

Warum Unternehmen mit Lukevent arbeiten

Wir planen, managen und führen Firmenveranstaltungen in ganz Europa durch - von Klausurtagungen für Führungskräfte bis hin zu Kundenaktivierungen, Produkteinführungen und großen Feierlichkeiten.

Wir bieten:

• Durchgängige Planung
• Standortbeschaffung und Lieferantenmanagement
• Reisekoordination und -logistik
• Kreative Konzeptentwicklung
• Durchführung vor Ort und Berichterstattung nach der Veranstaltung 

Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes Team an einem anderen Standort aufbauen oder ein internationales Unternehmen vergrößern wollen - wir helfen Ihnen dabei, dies mit Selbstvertrauen und Stil zu tun. Lassen Sie uns über Ihre nächste Veranstaltung sprechen!