Der Veranstaltungsort gibt den Ton an für alles, was folgt.

Noch bevor die Tagesordnung bekannt gegeben oder die erste Folie gezeigt wird, hat Ihr Veranstaltungsort bereits die Erwartungen Ihrer Teilnehmer geprägt. Er beeinflusst die Energie, das Verhalten, den Ablauf und sogar die Erinnerung an die Veranstaltung. Deshalb ist die Wahl des richtigen Raums eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Planung von Unternehmensveranstaltungen.

In Europa gibt es unzählige Möglichkeiten - von alpinen Lodges bis zu urbanen Designhotels, von Villen am See bis zu historischen Schlössern. Aber mehr Auswahl bedeutet auch mehr Druck, es richtig zu machen.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Veranstaltungsort auswählen, der Ihre Veranstaltung nicht nur beherbergt, sondern sie auch aufwertet.

 

Beginnen Sie mit einem Ziel, nicht mit Bildern

Einer der häufigsten Fehler bei der Veranstaltungsplanung ist die Wahl eines Veranstaltungsortes auf der Grundlage seines Aussehens auf Instagram. Tolle Aussichten und ein ausgefeiltes Interieur sind zwar schön, aber keine Garantie für ein erfolgreiches Erlebnis.

Beginnen Sie mit Klarheit:
Was ist der Zweck der Veranstaltung?

• Wenn es sich um eine Führungskräftetagung handelt, möchten Sie vielleicht Privatsphäre und Raum zum Nachdenken.
• Wenn es sich um eine Produkteinführung handelt, benötigen Sie eine starke AV-Infrastruktur und ein Bühnenbild, das das Erzählen von Geschichten unterstützt.
• Wenn es sich um einen Anreiz handelt, muss die Umgebung selbst wie eine Belohnung wirken.

Alles andere - Standort, Layout, Ausstattung - sollte dieses Ziel unterstützen. Ein großartiger Veranstaltungsort stimmt mit Ihrer Botschaft überein und verhindert Reibungsverluste im Veranstaltungsablauf.

 

Berücksichtigen Sie die gesamte Erfahrung

Die besten Veranstaltungsorte sind nicht nur funktional. Sie unterstützen die Art und Weise, wie Menschen sich bewegen, Kontakte knüpfen und denken.

Blicken Sie über den Tagungsraum hinaus. Fragen Sie:

• Wo kann man sich in den Pausen entspannen?
• Gibt es im Freien Platz für zwangloses Networking oder Gruppenaktivitäten?
• Gibt es Mahlzeiten vor Ort, und entsprechen sie der Qualität, die Sie anbieten möchten?
• Kann sich der Raum an verschiedene Momente anpassen - Präsentationen, Workshops, Feiern?

Sogar Dinge wie Beleuchtung, Geräuschpegel und Zugang zu frischer Luft wirken sich darauf aus, wie sich die Menschen den ganzen Tag über fühlen und konzentrieren.

Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung ausrichten, sollten Sie den gesamten Rhythmus der Veranstaltung berücksichtigen - von der frühen Ankunft und dem Frühstück bis zur Nachbesprechung am späten Abend. Diese "Zwischenmomente" sind oft die denkwürdigsten Momente einer Unternehmensveranstaltung.

 

Passen Sie den Standort an Ihr Publikum an

Der Standort Ihres Veranstaltungsortes ist ebenso wichtig wie das, was er bietet.

Wenn Ihre Gäste mit dem Flugzeug anreisen, kann die Nähe zu großen Flughäfen wie Zürich, Mailand oder München die Anreise vereinfachen. Wenn Sie jedoch Wert auf Eintauchen und Abschalten legen, ist ein ländlicher oder küstennaher Ort vielleicht die zusätzliche Reise wert.

Denken Sie darüber nach:

• Erwartungen und Grenzen Ihrer Teilnehmer in Bezug auf Reisen
• Der Ton, den Sie setzen wollen: konzentriert, feierlich, entspannt, kreativ
• Was der Standort über Ihre Marke oder Ihren Zweck aussagt
• Das Klima und die Jahreszeit - wird es Ihre Aktivitäten unterstützen?

Unterschätzen Sie nicht, wie sehr die Reibung auf der Reise die Energie Ihrer Veranstaltung beeinträchtigen kann. Wenn die Anreise zu lange dauert oder kompliziert ist, leidet der Schwung. Wir bieten eine Reihe von Möglichkeiten, die von Private Villen bis Oktoberfest-Paketeaber wir entwerfen auch maßgeschneiderte Produkte nach Ihren Wünschen. Wenn Sie noch keine gute Idee gefunden haben, machen Sie sich keine Sorgen, wir haben Sie, fühlen Sie sich frei zu kontaktieren Sie uns!

 

Stellen Sie die richtigen Fragen, bevor Sie etwas unterschreiben

Wenn Sie einen Veranstaltungsort gefunden haben, der Ihnen gefällt, ist die Versuchung groß, die Vertragsphase zu überstürzen. Aber die richtigen Fragen jetzt ersparen Ihnen später Stress.

Die wichtigsten Punkte sind zu klären:

• Was genau ist in der Gebühr für den Veranstaltungsort enthalten (Ausrüstung, Mobiliar, Aufbau)?
• Gibt es zeitliche Beschränkungen oder Lärmbeschränkungen?
• Wie sieht der Notfallplan für Außenbereiche im Falle von Wetterproblemen aus?
• Wie flexibel ist der Raum für Branding- oder Layoutänderungen?
• Kann der Veranstaltungsort Ihre technischen und Internetbedürfnisse befriedigen?
• Gibt es Personal vor Ort für die Einrichtung, Unterstützung oder Notfälle?

Bitten Sie auch darum, Fotos oder Videos der Räumlichkeiten während einer Veranstaltung zu sehen - nicht nur die leeren Räume. So bekommen Sie ein besseres Gefühl für den Ablauf und die Größe.

 

Lassen Sie den Raum Ihre Geschichte erzählen

Jeder Schauplatz vermittelt etwas - ob Sie es beabsichtigen oder nicht.

Ein umgebautes Weingut in der Toskana steht für Erbe und Raffinesse. Ein modernes Industrie-Loft in Berlin signalisiert Innovation und Aufbruch. Ein Hotel am Strand in Spanien steht für Belohnung und Offenheit.

Überlegen Sie, wie der Raum die Marke Ihres Unternehmens widerspiegelt und welche Emotionen Ihr Publikum mit nach Hause nehmen soll. Hier geht es nicht um Luxus, sondern um Intentionalität.

Wenn Menschen eintreten, sollten sie das Gefühl haben, dass sie am richtigen Ort sind. Ein Raum, der zur Botschaft passt, macht das mühelos möglich.

 

Europas beste Veranstaltungsorte liegen oft abseits der Karte

Einige der bemerkenswertesten Veranstaltungsorte in Europa sind nicht auf Buchungsplattformen oder Veranstaltungsmarktplätzen zu finden. Es handelt sich um private Villen, Anwesen, die nur Mitgliedern zugänglich sind, Boutiquen oder historische Gebäude, die keine Werbung machen.

Hier machen lokale Partnerschaften den Unterschied.

Lukevent unterhält ein handverlesenes Netzwerk von Veranstaltungsorten in der Schweiz, Italien, Österreich, Spanien, Deutschland und darüber hinaus. Wir verschicken nicht nur Links - wir besuchen die Orte, prüfen die Anbieter und verhandeln den Zugang zu exklusiven Objekten, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Sie nennen uns Ihre Ziele. Wir finden den Raum, der sie unterstützt. Sehen Sie, wie wir Veranstaltungen in ganz Europa planen!

 

Benötigen Sie eine Zweitmeinung?

Die Auswahl eines Veranstaltungsortes kann sich wie eine große Verpflichtung anfühlen - vor allem für Teams, die diese Aufgabe zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit bewältigen müssen. Deshalb wenden sich viele Unternehmen an eine vertrauenswürdige Agentur, die sich um die Auswahl und Einrichtung kümmert.

Lukevent arbeitet mit Unternehmen aus der ganzen Welt zusammen, um zielgerichtete Firmenveranstaltungen durchzuführen - von kleinen Strategie-Offsites bis hin zu mehrtägigen Programmen. Ganz gleich, ob Sie eine Veranstaltung in Mailand, Mallorca, München oder an einem völlig unerwarteten Ort planen, wir helfen Ihnen dabei, den passenden Raum zu finden, damit alles funktioniert. Lassen Sie uns über Ihre Veranstaltung sprechen!